Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że do prowadzenia działalności gospodarczej i podpisywania różnego rodzaju dokumentów firmowych niezbędna jest pieczątka firmowa. Nie podlega wątpliwościom, żeprzydaje się przy wystawianiu dokumentów czy deklaracji. Pozostaje pytanie, czy posiadanie pieczątki wymagane jest przez prawo, czy jest to jedynie wygoda dla przedsiębiorcy lub urzędnika?
Obowiązek posiadania pieczątek
Polskie prawo nie zawiera żadnych regulacji nakładających na przedsiębiorców obowiązku posiadania pieczęci firmowej. Wyjątek mogą stanowić niektóre zawody, takie jak lekarz, ale w takim przypadku musi posiadać zarówno pracownik, jaki i osoba prowadząca działalność. Jedna co do zasady to osoba prowadząca działalność gospodarczą może sama dokonać wyboru, czy pieczątka firmowa jest mu potrzebna i opłaca się zainwestować czy nie.
Jednak często instytucje publiczne naciskają by przedsiębiorca wyrobił sobie taką pieczątkę. Na przykład Urzędy Skarbowe często wymagają jej wyrobienia w procesach rejestracji firmy, czy składania deklaracji. Jedak urzędnicy nie mogą wymagać więcej niż stanowi prawo, a podatnik może poprosić urzędnika o podanie podstawy prawnej nakładającej obowiązek posiadania pieczęci. Zwykle w takiej sytuacji urzędnicy rezygnują ze stawiania takiego wymogu. Co innego w kontaktach z bankami i innymi instytucjami finansowymi. Takie firmy mogą wymusić na przedsiębiorcy konieczność posiadania pieczątki firmowej Dr Tusz, które będzie wynikał nie z wymogów prawa a wewnętrznego regulaminu takiej instytucji.
Co powinna zawierać pieczątka?
Nie istnieją wymogi prawne, zmuszające przedsiębiorców do jej posiadania , co za tym idzie nikt nie narzuca informacji jakie powinny zostać na niej zamieszczone. Jedynie zgodnie z ustawą o statystyce publicznej, podmioty posiadające numer REGON są obowiązane do podawania tego numeru w pieczęciach firmowych. Poza tym najczęściej zawiera ona takie informacje jak:
- pełna nazwa firmy,
- adres siedziby,
- numer NIP,
- telefon/faks,
- e-mail oraz adres strony internetowej firmy.
Pieczęć firmowa, mimo że nie obowiązkowa, jest przydatna w codziennym prowadzeniu firmy. Uwiarygadnia faktury i inne dokumenty, ogranicza konieczność ręcznego wpisywania wszystkich danych a nawet pełni funkcję reklamową.